Pourquoi je prends le temps de poser un cadre

Je pense qu'il est indispensable de garder une trace de ses réflexions pour pouvoir revenir dessus quand nécessaire et voir l'évolution de ces réflexions dans le temps, tel un miroir de nos pensées.

Quand on avance vite et qu'on est seul, on expérimente beaucoup, on itère, on teste, on corrige. Et souvent, on se rend compte qu'on a déjà fait une action similaire mais qu'on n'a rien noté. Résultat : on repart d'une feuille blanche à nouveau.

Quand on est seul, le principal défi est d'arriver à décorréler notre temps du CA de l'agence. Recommencer à zéro à chaque fois alors que l'action a déjà été faite plusieurs fois avant est inconcevable. C'est une perte de temps, une perte de méthode et surtout une perte d'apprentissage.

En posant sa réflexion à l'écrit et en documentant ce qui a de la valeur, on pose les bases d'une bibliothèque interne. Une ressource pour soi aujourd'hui, pour son équipe demain et pour l'agence dans son ensemble au fil de sa croissance.

Ce qu'il faut vraiment documenter (et pourquoi)

Toutes les actions n'ont pas la même valeur. Certaines sont ponctuelles, d'autres sont critiques. Certaines sont répétables, d'autres non.

L'idée n'est pas de tout écrire. L'idée est de documenter ce qui permet de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de transmettre.

Le filtre à 5 questions pour décider de documenter ou non

Les 5 questions

1. Est-ce que cette tâche a un impact direct sur les résultats ou la satisfaction client ?
→ Oui : à documenter. Non : on passe.

2. Est-ce que cette tâche est (ou sera) récurrente ?
→ Oui : à documenter pour standardiser et déléguer plus tard.

3. Est-ce que je pourrais déléguer cette tâche demain ?
→ Oui : à documenter, car elle doit être transmissible.

4. Est-ce que cette tâche implique plusieurs outils, étapes ou une méthode particulière ?
→ Oui : à documenter pour éviter les pertes de temps et erreurs.

5. Est-ce que j'ai appris quelque chose d'important en réalisant cette tâche ?
→ Oui : documenter dans un journal d'apprentissage.

Catégoriser les types de tâches

Organisez la documentation autour de 6 grandes catégories :

Créer un format standard

La documentation doit être facile à reproduire et reconnaissable à chaque fois :

Le Backlog des nouvelles tâches

Lorsqu'une nouvelle tâche doit être exécutée, sur le moment il est difficile de tout arrêter pour appliquer chaque étape du système d'évaluation. Ce qui compte est de ne pas perdre l'information.

Il est donc nécessaire d'avoir un système d'entrée/sortie qui permet de gérer les tâches à évaluer avant qu'elles soient documentées ou non. C'est le Backlog des nouvelles tâches.

Ce backlog agit comme une boîte de réception pour toutes les actions réalisées qui méritent peut-être d'être documentées.

À l'entrée

Dès qu'une tâche semble significative, on l'ajoute au backlog en y notant :

À la sortie

Une fois par semaine ou 2 fois par mois, passage en revue du backlog. On applique les 5 critères d'évaluation et on décide :

✅  À documenter dans un playbook ou processus

📘  À noter dans le journal d'apprentissage

❌  À archiver sans suite

Exemple de backlog

Tâche Contexte Date Ressenti Décision
Préparer une base de leads pour les scale-ups Campagne Smartlead 04/04/2025 Long, répétable, utile ✅ Documenter
Rédiger une note de cadrage client Client unique 02/04/2025 Spécifique, pas duplicable ❌ Archiver
Corriger un bug d'automatisation Zapier Bug rare mais complexe 05/04/2025 Apprentissage technique 📘 Journal

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